9. februar 2017

Virtuel ledelse: Skab nærværende ledelse på afstand

Virtuel ledelse: Skab nærværende ledelse på afstand

VIRTUEL LEDELSE ER I DAG ET GRUNDVILKÅR FOR OP MOD HVER TREDJE DANSKE LEDER. PERSONLIG KOMMUNIKATION OG KLARE ARBEJDSOPGAVER ER AFGØRENDE, hvis SAMARBEJDET SKAL BLIVE EN SUCCES.

Det kan godt være, at du er den mest overbevisende chef, når du står ansigt-til-ansigt med dine medarbejdere. Men det er ikke ensbetydende med, at du har samme gennemslagskraft, når mødelokalet er skiftet ud med en skærm og et kamera.

Det er dog noget, du skal både lære og vænne dig til. For hvis ikke dine medarbejdere allerede nu er spredt for alle vinde, så er det den vej, udviklingen går.

Det bliver mere og mere normalt, at man har sine medarbejdere spredt geografisk, hvis ikke over flere lande, så på flere kontorer eller i det mindste med nøglemedarbejdere, som lejlighedsvist arbejder hjemmefra.

Virtuel ledelse som grundvilkår
Virtuel ledelse er i dag et grundvilkår for op mod hver tredje danske leder.

Det viser en analyse fra Lederne i 2015. Det er med andre ord længe siden, at alle mødtes omkring det samme mahognibord i det samme rum, når vigtige beslutninger skulle tages.

Nu foregår mange af beslutningsprocesserne over Skype eller andre professionelle videokonference-programmer, og det kræver en ny form for professionalisme.

Virtuel ledelse kræver særlige lederegenskaber
Hvad er det man skal være særligt opmærksom på, når man laver virtuel ledelse? Først og fremmest skal man vide, at en konkret, geografisk afstand mellem leder og medarbejder fordrer en meget klar kommunikation og et stort overskud fra alle parter. 

Sarkasme, humor, indforståede termer, uklar tale er alt sammen årsag til, at der kan opstå misforståelser og mistillid omkring både opgaver og relationer.

Det kan være svært at afkode afsenderens intention og tonefald via mailen, ligesom teknologien kan spille ind, så der opstår udfald i lyden, eller man kommer til at afbryde hinanden under videomødet.

Læs også: Kunsten at skabe nærvær på afstand

Knap otte ud af ti ledere har sværere ved at skabe team-kultur, når de sidder på forskellige adresser (Ledernes undersøgelse, 2015), og de vurderer samtidig, at det stiller større krav til, at de udviser tillid til, at medarbejderne løser deres arbejdsopgaver selvstændigt.

Syv ud af ti vurderer desuden, at det i høj eller i meget høj grad stiller større krav til, at mål, arbejdsopgaver og ansvarsområder er klart definerede.

Energi og det kollegiale sammenhold er nogle af de ting, der risikerer at forsvinde på distancen

Ensomhed bag skærmen
Desuden kan det føles meget ensomt at lede virtuelt. Det amerikanske erhvervsmagasin Forbes skrev allerede for nogle år siden, at mere end hver anden leder føler sig isoleret, fordi dagene nemt kommer til at gå med udelukkende at besvare mails, lave telefonopkald og sidde i videokonferencer.

Uanset hvor umage, man gør sig, kan det ikke altid erstatte den fysiske kontakt. 

Energi og det kollegiale sammenhold er nogle af de ting, der risikerer at forsvinde på distancen. Også dét fordrer et særligt lederskab. Det er både sværere og mere tidskrævende at styre, når det foregår virtuelt, fordi man ikke kan mærke og se hinanden på samme måde, som hvis man sidder i samme rum – eller kan tage de uformelle samtaler ved kaffeautomaten. 

Derfor er det vigtigt, at man tænker det uformelle samvær ind i sin ledelse og på den vis opbygger en fortrolighed og nærvær på tværs af distancen. 

Se også: Skræddersyet projektforløb i virtuel global ledelse 

Forbes har samlet disse fem råd til den virtuelle leder, som vi har ladet os inspirere af og ført up-to date:

1. Brug face-to-face møder strategisk
Virtuelle teams har brug for også at mødes personligt. Gerne så tidligt som muligt i samarbejdsforløbet. Så snart man har befundet sig i samme rum og følt hinanden på tænderne, bliver det langt lettere at skabe den samme personlige og tillidsvækkende kommunikation virtuelt. 

Kommuniker, hvornår du skal møde hver eneste personligt, så hurtigt du kan. Det sparer tid til de virtuelle møder, da man kan gemme udvalgte informationer og punkter, hvis man ved, at man skal mødes face-to-face inden for kort tid.

2. Planlæg uformel tid
Forskning på MIT Human Dynamics Lab viser, at small-talk er en stor succesfaktor i ethvert team og for ethvert projektforløb. Samtale ved kaffemaskinen gør os mere effektive og produktive, ikke mindre. 

I virtuelle teams, betyder det, at du altid skal sætte tid af til den uformelle snak, hvad enten du kommunikerer over telefon eller video. Selv fem minutters snak om weekendplaner kan gøre en forskel.

Mange virtuelle ledere glemmer at ofre nogle effektive minutter for at skabe større effektivitet senere.

3. Gør din kommunikation personlig
Så vidt muligt, skal du som chef forsøge at sætte et ansigt på din kommunikation med medarbejderne. Alle undersøgelser viser, at vi som mennesker forholder os anderledes til informationer, når vi ser mennesket bag dem. For eksempel hjælper det radiologer, når de skal fortolke CT scanninger, at de samtidig får et rigtigt foto af patienten. Det gør deres undersøgelser langt mere grundige. 

Når vi får et ansigt foran os – enten face-to-face eller via et billede -  ændres vores niveau af engagement og dermed vores adfærd. Derfor bør du tænke i video frem for lange mails, når det kan lade sig gøre og giver mening.

Derudover er det vigtigt, at du har en-til-en virtuelle videokonferencer med dine medarbejdere, så ikke al ledelse foregår i store grupper. Det giver også en langt mere personlig, tryg og tillidsopbyggende forbindelse.

4. Gør opgaverne krystalklare
Virtuelle teams har brug for mere kommunikation, flere faste procedurer og mere klarhed omkring opgaver. Men når det kommer til at gøre arbejdet, er en af fordelene ved det virtuelle arbejde, at hver medarbejder får mere rum til at agere på den måde, som passer den enkelte bedst. 

Skab klarhed over forventningerne til deadlines, løsning af holdets problemer, samt din tilgængelighed for dit team – og overlad det derefter til medarbejderen at udføre opgaven. 

5. Værdsæt mangfoldigheden
En undersøgelse på London School of Economics viste, at virtuelle teams er mere mangfoldige end andre. De bedste virtuelle teams er sammensat af vidt forskellige kompetencer og personligheder, som derfor også vil tilgå deres arbejdsopgaver på mange forskellige måder. 

Kompleksiteten er derfor ofte høj i virtuelle teams, og du skal som leder udnytte, at hver især vil have unikke muligheder for at tilgå opgaven og indhente værdifuld viden fra deres individuelle nære netværk i virksomheden og ud fra deres individuelle kompetencer.

Høst frugterne af det virtuelle lederskab
Selv om mange ledere udtrykker bekymring omkring det at udøve virtuel ledelse, er de fleste også opmærksomme på, at det også kaster en masse gode ting af sig:

Når folk ikke længere er tvunget til at sidde under samme tag, føler man sig langt mere fri og i stand til at løse opgaverne, når det passer bedst muligt.  Samtidig får man nogle unikke fordele, ved at kunne bringe folk sammen fra nær og fjern, og høste frugterne af hver medarbejders unikke kompetencer, nationale forskelle, lokale indsigter, erfaringer og netværk.

Så der er ingen grund til at stoppe den virtuelle udvikling – det handler blot om at være bedst muligt klædt på til opgaven.

Følg os og hold dig opdateret om de seneste indsigter og kommende events.