2. februar 2017

Muter du dine medarbejdere?

Muter du dine medarbejdere?

VIRTUELLE MØDER ER STEGET EKSPLOSIVT DE SENESTE ÅR. FÅ HER FEM TIPS, SOM KAN HJÆLPE DIG TIL ET MERE AKTIVT INVOLVERENDE MØDE.

Læser du denne artikel, mens du sidder på call med det globale team? Så er du nok ikke den eneste…

Antallet af personer der leder og samarbejder globalt er steget eksplosivt de seneste år. Og som en naturlig konsekvens af dette oplever de fleste arbejdspladser også en væsentlig stigning i antallet af virtuelle møder.

Fx har IKEA tidligere fortalt i Berlingske Business, hvordan de på fem år har 13-doblet deres virtuelle mødeaktivitet fra cirka 14.000 til 190.000 virtuelle møder om året. 

Skype, smartphones og skildpadder er blevet vigtige mødepunkter for det virtuelle team i den digitale tidsalder. Men for mange mødeledere kan det være en udfordring at fastholde opmærksomheden under et Skype- eller telco-møde. For slet ikke at tale om den aktive tilstedeværelse blandt mødedeltagerne.

Det laver vi på telefonmødet
En analyse som verdens største udbyder af konferenceløsninger, Intercall, gennemførte i 2014 blandt 530 personer, viser, at de fleste ser telefonmødet som en god anledning til at få lidt blandede gøremål fra hånden. 

Således svarer to tredjedele af de adspurgte, at de laver andet arbejde, mens de er ’on call’. Og fire ud af fem forsøger at skjule deres manglende opmærksomhed og tilstedeværelse ved at mute telefonen.

De fem primære årsager, de adspurgte angiver som årsag til at de muter telefonen, er:

  • For at mindske baggrundsstøj (69 pct.)
  • For at tale med andre (65 pct.)
  • For at gå på toilettet (50 pct.)
  • For at spise eller lave mad (35 pct.)
  • For at svare et andet kald (18 pct.)

Virtuelt samarbejde kræver, at alle er mentalt til stede og engageret

Kilde: Intercall.

Virtuelle møder sætter andre betingelser
Men i virkeligheden handler det måske i højere grad om, at mødelederen ikke formår at lede det virtuelle møde særligt godt.

Det virtuelle møde sætter nogle andre betingelser for at sikre deltagelse og engagement fra mødedeltagerne – så de ikke keder sig og begynder på andre aktiviteter. 

Læs også: Skab nærværende ledelse på afstand

Virtuelt samarbejde kræver, at alle er mentalt til stede og engageret. Når gruppen har et virtuelt møde, er det en fordel, hvis du sætter en klar dagsorden, beder folk om at byde ind med specifikke input og regelmæssigt opfordrer mødedeltagerne til at dele deres tanker og input undervejs. Bedre endnu: skift fra telefonen til video, som i det væsentlige kan eliminere multitasking.

Rør ikke mute-knappen
For at sikre aktiv tilstedeværelse, involvering og engagement på det virtuelle møde – og på den måde højne effekten af det virtuelle samarbejde – er der en række ting du kan gøre. 

Vi har samlet fem tips, som kan hjælpe dig til et mere aktivt involverende virtuelt møde:

1. Hold korte møder: 
Studier viser, at vi taber opmærksomheden på virtuelle møder efter blot 10 minutter. Derfor bør du planlægge mødet i segmenter, med indlagte ophold, hvor deltagerne genfinder opmærksomheden og deltagelsen.

Generelt kan det være en fordel at bryde mødet op til flere, kortere møder og dele antallet af mødedeltagere op i mindre grupper. 

2. Sæt en agenda: 
Lav en klar dagsorden for mødet, fremsend evt. materialer, der skal læses på forhånd og giv alle en opgave.

Det kan fx være en kort (!) introduktion bordet rundt, rollen som referent eller måske blot løbende input fra mødedeltagerne på de emner, der diskuteres.

3. Rør ikke mute-knappen: 
Med mindre der er meget baggrundsstøj, bør man ikke nærme sige mute-knappen. Den aktive deltagelse på telefonmødet afhænger af, at deltageren er ’på’, ligesom det giver rum til spontane reaktioner, både grin, spørgsmål og diskussioner.

At mute svarer til at tage hørebøffer på under det fysiske møde – du lukker både dig selv og de andre mødedeltagere ude.

4. Aktiver deltagerne undervejs:
Sæt dig ind i og brug de digitale funktioner som håndsoprækning, chat og afstemning undervejs. Jo flere sanser man stimulerer hos mødedeltagerne, jo mere vil de fokusere deres opmærksomhed i mødet.

5. Sæt ansigt på: 
At gemme sig bag en mail, en sort skærm eller telefon kan gøre distancen endnu større - og sådan behøver det ikke at være. Øjenkontakt er et af vores mest fundamentale kommunikationsmidler.

Derfor er et af de stærkeste virkemidler til det effektive, virtuelle møde, at koble video på, så mødedeltagerne kan se hinanden – og samtidig har mulighed for at aflæse hinandens mimik og kropssprog.

Følg os og hold dig opdateret om de seneste indsigter og kommende events.