24. januar 2017

Klumme: Kunsten at skabe nærvær på afstand

Klumme: Kunsten at skabe nærvær på afstand

VIRTUEL LEDELSE ER I DAG ET GRUNDVILKÅR FOR HVER TREDJE DANSKE LEDER. FORMÅR LEDEREN AT SKABE ENGAGEMENT, TILLID OG MOTIVATION, ER DER MANGE FORDELE AT HØSTE

Der var engang, hvor alle kolleger mødtes på arbejdspladsen hver dag - og sådan er det stadig for mange.

Men for mange, både ledere og medarbejdere, har hverdagen ændret sig markant som resultat af digitaliseringen og globaliseringens muligheder. 

Hvad enten det handler om hjemmearbejde, udlandsarbejde, fleksible arbejdstider eller en organisation med flere geografiske placeringer, står stadigt flere ledere overfor at skulle styre, motivere, følge op på og tage ansvar for medarbejdere og teams, de kun sjældent eller måske aldrig møder fysisk. 

Distanceledelse som grundvilkår
Det er ikke kun den internationale virksomhed, hvor virtuel eller distanceledelse bliver en større del af hverdagen. Både offentlige og private danske virksomheder indfører principper for fleksible arbejdspladser, således at medarbejderne kan få frihed tilpasset til livets faser. 

En undersøgelse fra Lederne i 2015 viste, at knap hver tredje danske leder har personaleansvar for distancemedarbejdere. Globalt arbejder cirka 1,3 milliarder virtuelt – det er en stigning på 800 pct. på fem år og en udvikling, der ser ud til at fortsætte. 

Læs også: Virtuel ledelse: Skab nærværende ledelse på afstand

Med andre ord, vil en stor del af den fysiske tid på arbejdspladsen blive reduceret fremover, og samarbejdet internt blive mere baseret på virtuelle miljøer og distanceledelse. 

Netværket er en del af svaret
Virtuel ledelse og distanceledelse er også noget, vi oplever, fylder stadigt mere i vores netværksgrupper – på tværs af ledelsesniveau og faggrupper.

  • Hvad betyder det for kvaliteten? For kulturen? For eksekveringen?
  • Hvad betyder det for størrelsen af de kontorer, virksomheder skal opretholde - eller ikke?
  • Og kan den enkelte styre sin tid og sørge for også at holde fri?

Det er blot nogle af de spørgsmål, vi ofte hører i netværksgrupperne. Og rent faktisk mener jeg, at en del af svaret ligger i netop at overføre netværkstilgangen til sin ledelse:  

For det første handler det om sammensætningen af gruppen. Det er afgørende at skabe et personligt og fagligt match med fokus på forskellige praktiske erfaringer og kompetencer for at sikre den optimale videndeling og inspiration.

Det fysiske møde, som afholdes af og til, mangedobler sandsynligheden for et succesfuldt samarbejde på distancen. 

Teamets kompetencer skal tydeliggøres både i forhold til det kollegiale samspil (hvem gør hvad?) og for at arbejde mod det fælles, strategiske mål.

Dernæst er det vigtigt, at der – trods distancen – etableres et fortroligt og udviklende rum, som motiverer og engagerer medarbejderne. Her er det vigtigt at krydre de virtuelle mødepunkter med fysiske møder – særligt i starten af samarbejdet, hvor det fælles, fortrolige rum skal etableres.

Læs også: Sæt ansigt på kommunikationen

Det fysiske møde, som afholdes af og til, mangedobler sandsynligheden for et succesfuldt samarbejde på distancen. 

Husk det kollegiale
Det er også vigtigt at afsætte tid til kollegial snak: hvordan går det på hjemmefronten, og hvad skal du i weekenden? Det er med til at højne tilliden og engagementet rundt om det faglige arbejde. 

Ligesom den gode netværksgruppe skal guides og ledes, skal det virtuelle team guides og ledes for at sikre den fortløbende dialog og udvikling.

Her er det i høj grad op til lederen at skitsere nogle klare rammer – og i langt højere grad end face-to-face-lederen har været vant til. 

Tydelighed er nøglen
Det kræver en enorm tydelig ledelse og kommunikation, at få det virtuelle samarbejde til at leve. Der skal ligge faste aftaler om, hvor ofte man mødes – fysisk og virtuelt – hvordan man mødes og hvad rammerne for møderne er.

Læs også: Distanceledelse kræver større tydelighed

Der skal også indgås tydelige aftaler om selve mødet og samarbejdsformen, fx om at være konkret, fokuseret, til tiden og velforberedt.

Der skal uddeles klare ansvarsområder med tydelighed omkring opfølgningspunkter, ligesom det er afgørende at tydeliggøre den fælles vision og de konkrete KPI’er, teamet skal levere på. Også i lederens fravær. 

Det giver adgang til de bedste talenter, og kan i mange tilfælde bidrage til at holde de administrative omkostninger nede. 

Fordelene ved virtuel ledelse er mange
Fordelene ved virtuel ledelse er mange. Det giver en højere grad af fleksibilitet for både medarbejderne og for organisationen, fx ved at man uhindret har mulighed for at samarbejde med kollegaer og specialister rundt om i verden.

Det giver adgang til de bedste talenter, og kan i mange tilfælde bidrage til at holde de administrative omkostninger nede. 

Men ledelse på afstand afføder også en række udfordringer, som man bør være meget opmærksom på som leder. For hvis man tror, at man kan fortsætte med at lede på traditionel vis, vil man hurtigt tabe medarbejdernes tillid, engagement og motivation, som er afgørende for, at det virtuelle samarbejde skal lykkes.

Følg os og hold dig opdateret om de seneste indsigter og kommende events.