26. januar 2017

Fra netværket: Distanceledelse kræver større tydelighed

Fra netværket: Distanceledelse kræver større tydelighed

Fysisk distance mellem leder og medarbejder kan let medføre usikkerhed på jobbet. Derfor skal parterne forventningsafstemme og etablere tillid til hinanden.

”Det vigtigste ved distanceledelse er at få etableret og fastholdt en tillid. Det er udgangspunktet for enhver vellykket, virtuel ledelse”.

Ordene kommer fra Anne Harsmann, som er Nordic Business Unit Director, Trauma & Extremities hos virksomheden Stryker. Anne Harsmann har medarbejdere i de fire nordiske lande og arbejder med virtuel ledelse.

Det samme siger Kim Bahir Andersen, som er Vice President, Technical Service Strategy i TDC Hosting.

Virtuel ledelse handler for mig om, at man skal være meget tydelig omkring sin ledelsesstil, uddelegere på de rigtige tidspunkter og udvise stor tillid

Han har ikke medarbejdere i udlandet, men bedriver det, han selv betegner som nærdistance-ledelse, da det meste af Kims afdeling befinder sig i Århus, og han selv arbejder i København.

”Virtuel ledelse handler for mig om, at man skal være meget tydelig omkring sin ledelsesstil, uddelegere på de rigtige tidspunkter og udvise stor tillid til, at ens medarbejdere løser dem bedst muligt. Og så skal man være til stede, selv om man er langt væk,” siger han.

De skal kunne fange dig
Kim Bahir Andersen har lavet en tydelig overenskomst med sine medarbejdere om, at de kan ringe og sende sms’er når som helst. De skal aldrig føle sig utrygge ved at forstyrre. 

”Det skal føles lige så naturligt at sms’e, maile eller ringe til mig med stort og småt, som hvis jeg sad lige overfor og man lige stak hovedet ind på mit kontor. For mig at se er det ekstra vigtigt, når der er distance. Det er ikke nemt for medarbejderen at se, hvornår man er ledig.”

Forventningsafstemning har højeste prioritet
Anne Harsmanns medarbejdere er ikke bare langt væk, de repræsenterer også forskellige nationale kulturer.

Derfor er en klar forventningsafstemning højeste prioritet for at sikre, at medarbejderne arbejder med fælles fodslag.

”Hvad er vores forventninger i forhold til virksomhedens mål og værdier? Hvordan taler vi med hinanden? Hvordan agerer vi? Hvor ofte mødes vi i virkeligheden? Hvor ofte over videoen, telefonen mm? Den forventningsafstemning er altafgørende, ” siger hun.

Det er godt at få set hinanden i øjnene i virkeligheden og få den afklarende snak om, hvordan dialogen skal foregå bedst

Se hinanden i øjnene
Anne Harsmanns understreger, at det er vigtigt at mødes ansigt-til-ansigt så hurtigt som muligt med sine medarbejdere, når man starter som ny chef.

”Det er godt at få set hinanden i øjnene i virkeligheden og få den afklarende snak om, hvordan dialogen skal foregå bedst.  Der kan være store forskelle på, hvordan man helst vil kommunikere afhængig af, hvilket land man kommer fra. Det er derfor essentielt, at man finder en fælles kontekst og får talt om, hvad der skal til for, at vi hver især føler, at samarbejdet fungerer og vi når vores mål”.

Afslutningsvis fastslår Anne Harsmann, at det for hende er vigtigt, at hendes medarbejdere ved, at et telemøde eller et videomøde er mindst lige så obligatorisk at deltage i som et fysisk møde. 

Distance kan skabe usikkerhed
Også hos TDC prioriteres det fysiske møde stadig højt.

”En af mine kæpheste er, at stress ikke handler om travlhed på jobbet, men om usikkerhed på jobbet. Og på distancen er det endnu mere vigtigt, at man sørger for, at ens medarbejdere ikke føler sig usikre. Derfor prioriterer jeg et månedligt fysisk en-til-en-møde med hver af mine medarbejdere,” forklarer Kim Bahir Andersen og fortsætter:

”Det er et af de steder, jeg stadig er lidt gammeldags, at jeg helst vil have de her medarbejdersamtaler i samme rum. Her prioriterer jeg både at tale om overfladiske, sociale ting og de lidt sværere og dybere arbejdsting”.

Læs også: Kunsten at skabe nærvær på afstand

Begge er enige om, at den bedste tillidsopbygning sker ved, at man mødes fysisk også.

Men når det er sket, så kan man nemt køre dialogen videre virtuelt. Her prioriteres særligt videosamtalen over fx telefonsamtalen – særligt hvis de udenlandske kolleger taler med en stærk accent, så er det meget nemmere at undgå misforståelser, når man kan se hinanden på skærmen samtidig.

Virtuelle møder kræver særlige redskaber
Begge oplever, at teknologien fungerer så fint nu, at den ikke er en barriere i sig selv. Den tid, hvor man følte sig akavet alene ved at sidde foran en skærm og tale, er forbi.

Men de understreger, at man skal tage det virtuelle møde alvorligt. Som mødeleder er der mange ting, man skal have styr på.

Først og fremmest det rent tekniske omkring billede, lyd og lys, men også, at alle bliver hørt og forstået, at agendaen overholdes, og at man får lov at tale ud. Ofte sker der udfald, når man afbryder hinanden, og det hakker samtalen op.

Hvis begge parter er koncentrerede og ikke sidder og læser mails og andet undervejs, så kan man sagtens skabe et tillidsfuldt rum

Anne Harsmanns egen chef sidder i Amsterdam, så hun kender selv til at have en leder på distancen.

”Vi taler sammen over Polycom, og det fungerer glimrende. Her kan vi se hinandens non-verbale sprog både med hensyn til ansigtsudtryk og fagter, som understreger betydningen, af det som bliver sagt. Hvis begge parter er koncentrerede og ikke sidder og læser mails og andet undervejs, så kan man sagtens skabe et tillidsfuldt rum,” forklarer hun og roser sin egen distanceleder:

”Min chef er dygtig til at invitere til dialog og virke lyttende, åben og interesseret med sin mimik, så vores snak over videoen føles meget levende og utvungen.” 

Læs også: Muter du dine medarbejdere?

Få sat ansigt på dine fjern-kolleger
Hun har dette enkle råd til andre ledere, som har medarbejdere fordelt i mange lande:

”Det er vigtigt at få sat et ansigt på dine kolleger og medarbejdere så hurtigt som muligt. Hvis ikke du kan møde dem personligt, så link up med dem og få sat ansigt på dem, derved springer du et par led over.”

For nylig skulle hun mødes med sine europæiske kolleger for første gang, men fordi de havde talt over Polycom og var linket virtuelt op, så havde de bygget et kendskab og en tillid op til hinanden allerede. 

Læs også: Sæt ansigt på kommunikationen

”Men det kræver en indsats. Virtuel ledelse er et vilkår, som man skal dygtiggøre sig i at håndtere mest effektivt og mest givende for alle parter. Virtuel ledelse kræver ekstra omtanke og tydelighed,” siger Anne Harsmann.

Følg os og hold dig opdateret om de seneste indsigter og kommende events.